Informazioni
CHE COSA È LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (PEC)
La Posta Elettronica Certificata è il nuovo sistema attraverso il quale è possibile inviare e mail con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno (e attestazione dell’orario esatto di spedizione) come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).
Questo sistema presenta delle forti similitudini con il servizio di posta elettronica “tradizionale”, cui però sono state aggiunte delle caratteristiche tali da fornire agli utenti la certezza, a valore legale, dell’invio e della consegna (o meno) dei messaggi e-mail al destinatario. Con il sistema di Posta Certificata è garantita la certezza del contenuto: i protocolli di sicurezza utilizzati fanno si che non siano possibili modifiche al contenuto del messaggio e agli eventuali allegati. Garantisce, infatti, in caso di contenzioso, l’opponibilità a terzi del messaggio.
Il termine “Certificata” si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna. I gestori certificano quindi con le proprie “ricevute” che il messaggio è stato spedito, consegnato e non è stato alterato durante la spedizione. In ogni avviso inviato dai gestori è apposto anche un riferimento temporale che certifica data ed ora di ognuna delle operazioni descritte. I gestori inviano ovviamente avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non ci siano mai dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. Se il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi per legge, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.
Giusto per citare alcuni esempi comuni di utilizzo… Enti pubblici che devono inviare comunicazioni ufficiali verso altri enti oppure verso i cittadini. Inoltro di circolari e direttive, Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte, Comunicazioni tra il Ordine Professionale e gli Iscritti, Privati ed Aziende che devono inviare documenti di qualsiasi natura (tributaria, anagrafica, bandi, concorsi ecc) ad una Pubblica Amministrazione.
COME FUNZIONA
Quando il mittente di una casella di PEC invia un messaggio ad un altro utente PEC, il messaggio viene raccolto dal gestore del dominio (punto di accesso), il quale vi applica una firma elettronica in modo da garantirne inalterabilità e provenienza. Fatto questo, indirizza il messaggio al gestore di PEC destinatario che verifica la firma e lo consegna al destinatario (punto di consegna). Una volta consegnato il messaggio il gestore PEC destinatario invia una ricevuta di avvenuta consegna all’utente mittente che può essere quindi certo che il suo messaggio è giunto a destinazione.
VANTAGGI
Semplicità: Il servizio PEC si usa come la normale posta elettronica sia collegandosi da qualsiasi computer al sito Webmail https://webmail.pec.it oppure tramite un programma (client) installato nel computer, come Outlook Express, Outlook, Eudora, Windows Live Mail ecc. in questo secondo caso è necessario configurare il programma seguendo le istruzioni riportate nei filmati presenti all’indirizzo http://www.pec.it/GuideFilmate.aspx
Sicurezza: Il servizio utilizza i protocolli sicuri. Tutte le comunicazioni sono protette perché crittografate e firmate digitalmente. Per questo avrete sempre la certezza che i messaggi inviati o ricevuti non possano essere contraffatti.
Valore legale: A differenza della tradizionale posta elettronica, alla PEC è riconosciuto pieno valore legale e le ricevute possono essere usate come prove dell’invio, della ricezione ed anche del contenuto del messaggio inviato.
No Virus e Spam: L’identificazione certa del mittente di ogni messaggio ricevuto ed il fatto che non si possano ricevere messaggi non certificati, rendono il servizio PEC pressoché immune dalla fastidiosa posta spazzatura.
Risparmio: Confrontando i costi di una casella PEC con quello di strumenti quali fax e raccomandate è evidente il risparmio che si può ottenere non solo in termini economici e ambientali, ma anche di tempo evitando code agli uffici postali.
PER UN CORRETTO E SICURO UTILIZZO DEL SERVIZIO PEC È NECESSARIO
Non utilizzare la casella di PEC per le comunicazioni usuali (come se fosse una normale casella di posta) ma limitarne l’utilizzo alle solo comunicazioni ufficiali e per gli usi consentiti dalla legge.
Controllare frequentemente la casella di posta: i messaggi di PEC hanno validità legale e si intendono ricevuti dal destinatario nell’istante di deposito nella mailbox dell’utente, non nel momento in cui vengono effettivamente letti.
Controllare l’occupazione della propria mailbox e procedere, eventualmente, ad una cancellazione dei messaggi più vecchi in modo da evitare che la casella si riempia ed i messaggi non possano essere recapitati.
Modificare la propria password al primo accesso al servizio e successivamente almeno ogni sei mesi. In caso di trattamento di dati sensibili e dati giudiziari l’utente è tenuto a modificarla almeno ogni tre mesi.
Utilizzare come password una sequenza di almeno 8 caratteri alfanumerici che non contenga riferimenti agevolmente riconducibili all’incaricato in modo tale da renderne difficile l’individuazione.
Adottare le necessarie cautele per assicurare la segretezza della componente riservata della credenziale e la diligente custodia dei dispositivi in possesso ed uso esclusivo del Titolare
Proteggere il proprio computer con firewall e software antivirus.
Codici di Attivazione (personali) di ogni casella PEC sono stati inviati tramite mail a seguito della conferma dell’avvenuta iscrizione dalla piattaforma iscrizioni.AlboWeb.net.
Cara/o Collega, la legge 2/2009 prevede che tutti i professionisti iscritti a Ordini o Albi si dotino della Posta Elettronica Certificata (PEC). L’Ordine dei Tecnici sanitari di radiologia medica e delle professioni sanitarie tecniche, della riabilitazione e della prevenzione di Modena e Reggio Emilia ha acquistato e attivato una casella PEC per ogni Professionista iscritto. A tal proposito, qualora un iscritto non voglia utilizzare la PEC fornita dall’Ordine e sia già in possesso di una casella PEC spesata autonomamente deve farne immediata comunicazione all’Ordine.
ATTENZIONE! Le comunicazioni tra Ordine e Iscritti d’ora in poi avverranno unicamente tramite la posta elettronica certificata.
modenareggioemilia@pec.tsrm.org
La normativa
Il decreto Semplificazioni (D.L. n. 76/2020) ha introdotto nuove caratteristiche che vanno a modificare la nota normativa esistente (DPR 11 Febbraio 2005 n.68, art. 16 del D.L. n. 185/2008) in merito all’obbligo, da parte di tutti i Professionisti di possedere un domicilio digitale pubblico, ovvero la casella di Posta Elettronica Certificata (PEC).
Con il nuovo Decreto infatti:
"Il professionista che non comunica il proprio domicilio digitale all'albo o elenco di cui al comma 7 e' obbligatoriamente soggetto a diffida ad adempiere, entro trenta giorni, da parte del Collegio o Ordine di appartenenza. In caso di mancata ottemperanza alla diffida, il Collegio o Ordine di appartenenza commina la sanzione della sospensione dal relativo albo o elenco fino alla comunicazione dello stesso domicilio."
Gli Ordini, quindi, devono formulare apposita diffida ad adempiere all’obbligo di comunicazione dell’indirizzo PEC (“domicilio digitale”) agli iscritti che non abbiano effettuato ancora la comunicazione, informandoli che in caso di mancata ottemperanza, il Consiglio dell’Ordine provvederà alla segnalazione dell’inadempimento al Consiglio di Disciplina al fine dell’apertura del procedimento disciplinare per l’irrogazione della sanzione della sospensione fino alla comunicazione del domicilio digitale, come previsto dal decreto Semplificazioni (D.L. n. 76/2020).
L’art. 37 del decreto Semplificazioni (D.L. n. 76/2020) ha introdotto anche un sistema sanzionatorio per le ipotesi di inadempimento da parte degli iscritti dell’obbligo di comunicazione all’Ordine del proprio indirizzo di posta elettronica certificata, obbligo stabilito dall’art. 16 del D.L. n. 185/2008.
Nello specifico, è stato previsto che il professionista che non comunichi il proprio indirizzo PEC (“domicilio digitale”) all’Ordine di appartenenza sia soggetto a diffida ad adempiere all’obbligo di comunicazione entro 30 giorni dalla diffida e che, in caso di mancata ottemperanza, l’iscritto venga sospeso fino alla comunicazione del domicilio digitale. Anche per le imprese iscritte al registro, Società tra Professionisti incluse, vige l’obbligo di comunicare la Pec all’Ordine e nel loro caso, per inadempienze, c’è una sanzione pecuniaria fino a 2.064 euro
In caso di mancata ottemperanza, il Consiglio dell’Ordine provvederà alla segnalazione dell’inadempimento al Consiglio di Disciplina al fine dell’apertura del procedimento disciplinare per l’irrogazione della sanzione della sospensione fino alla comunicazione del domicilio digitale, come previsto dal D.L. n. 76/2020 in vigore dal 16 luglio .
La comunicazione della PEC da parte degli iscritti, oltre a costituire un obbligo di legge posto a carico dei professionisti, è strumentale all’adempimento da parte dell’Ordine degli obblighi legati alla conoscibilità degli indirizzi PEC, in particolare la pubblicazione dell’elenco riservato consultabile in via telematica dalle pubbliche amministrazioni e la trasmissione dei dati al registro INI-PEC.